Im Modus der Turbo-Digitalisierung sind virtuelle Treffen und Workshops zur Normalität geworden. Und auch wenn wir uns alle danach sehnen, Freunde oder Kollegen bald wieder in der analogen Welt treffen zu können, so entscheiden wir zukünftig sicher sehr viel bewusster, wann wir den virtuellen oder analogen Weg beschreiten.
An Tools mangelt es nicht. Remote-Workshops fordern aber ein anderes Verhalten. Es braucht mehr Energie, mehr Aufmerksamkeit, mehr Disziplin.
Richtig vorbereitet und durchgeführt, können sie aber auch ein echter Katalysator für hochwertige Workshop-Ergebnisse sein. Hier sind unsere Erfahrungen und Tipps für bessere Workshops. On- und gleichzeitig auch offline.
Vorbereitung ist der halbe Workshop
Remote-Workshops verzeihen keine Improvisation. Sie müssen viel detaillierter vorbereitet sein als Präsenztermine. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei der Agenda. Durch frühzeitige Detailplanung zeigt sich, welche Inhalte wirklich in der Gruppe erarbeitet werden müssen und was auch als individuelle Hausaufgabe vorbereitet werden kann.
Die Problemstellungen für einzelne Workshop-Übungen müssen dementsprechend viel expliziter als sonst formuliert und inklusive Erläuterungen schriftlich im Workshop Space abgelegt werden. Das ermöglicht Teilnehmern später im Termin noch einmal nachzulesen, was genau noch gleich die Aufgabe war. Fragende Gesichter sieht man remote im Zweifel nicht – Ziel muss also sein, sie gar nicht erst aufkommen zu lassen.
Pro-Tipp: Kleinere Überbrückungsaktivitäten verschaffen den ModeratorInnen die Zeit, Zwischenergebnisse zu konsolidieren, zu strukturieren und den digitalen Workshop-Space „aufzuräumen“. Diese Pausenfüller müssen ebenfalls vorher konzipiert werden. Das sollte übrigens auch in jedem Präsenztermin zur allgemeinen Praxis gehören.
Zeit ist Aufmerksamkeit – Remote Workshops knackig planen
Die digitale Aufmerksamkeitsspanne stellt selbst erfahrene ModeratorInnen auf die Probe. Wo schon in Präsenzterminen verstohlen aufs Smartphone geschielt und nebenbei am Laptop getippt wird, ist Workshop-Disziplin im digitalen Raum eine ganz andere Nummer.
Umso wichtiger ist es, Remote-Workshops möglichst kurz anzusetzen. Wenn „so kurz wie möglich“ eine Acht-Stunden-Session bedeutet, ist eine Aufteilung auf zwei Tage sinnvoll – mehr noch als bei analogen Workshops. Das gibt den TeilnehmerInnen zudem die Möglichkeit, bestimmte Inhalte zwischen den Blöcken konzentriert und ohne unmittelbaren Zeitdruck zu erarbeiten.
Innerhalb einer Session sollten häufigere Pausen vorgesehen werden. Eine kurze Unterbrechung alle 30 bis 60 Minuten ist ideal. Timeboxing innerhalb der einzelnen Übungen hilft allen dabei, sich zu orientieren und fokussiert über die jeweilige Aufgabe nachzudenken. Fünf- bis Zehn-Minuten-Intervalle sind hier ideal.
Weniger ist mehr – technische Voraussetzungen schaffen
Bei der Auswahl der digitalen Workshop-Tools gilt uneingeschränkt: Weniger ist mehr. Man sollte im Workshop so wenig Tools wie möglich einzusetzen, diese dafür aber umso sicherer zu beherrschen.
Es empfiehlt sich, ein Tool explizit als „Homebase“ zu nutzen. Das ermöglicht es TeilnehmerInnen, das Gesamtbild zu sehen und bei technischen Schwierigkeiten schnell wieder einzusteigen. Die Warm-Up Übung kann die Funktionalitäten des Haupttools so integrieren, dass die Teilnehmenden sie alle einmal nutzen und kennenlernen.
Die virtuellen Workshop-Tools sind für die meisten von uns immer noch neu. Ihre Einbindung muss sehr gut vorbereitet sein und anmoderiert werden.
Remote-Workshops führen – mit Klartext zu besseren Ergebnissen
Für die Workshop-Moderation stellt die Remote-Situation eine besondere Herausforderung dar. Die ModeratorInnen müssen Nähe schaffen, ohne den TeilnehmerInnen nahe zu sein, haben wenig Einfluss und Einblick in deren Arbeitsumgebung im Home-Office, müssen über Funk eine Gruppendynamik schaffen und versuchen, alle gedanklich an Bord zu behalten.
Weil diese Aufgabe allein nicht zu bewältigen ist (zumal, wenn es Break-Out-Sessions in kleineren Gruppen gibt), sollten Remote-Workshops immer von einem Moderationsteam gesteuert werden. Co-ModeratorIn, DiskussionsleiterIn, ProtokollantIn, Technik-Helpdesk – jedes Teammitglied muss auch hier eine klar abgegrenzte Rolle erfüllen.
Innerhalb der Moderation gilt es, Klartext zu reden. Gerade wenn nonverbale Kommunikation nur eingeschränkt möglich ist, muss sehr explizit moderiert werden. Die TeilnehmerInnen verlassen sich darauf, durch Material und Thema geleitet zu werden. Bei einzelnen Diskussionspunkten sollte mehr als sonst noch einmal das Kernergebnis zusammengefasst und sichergestellt werden, dass wirklich alle das gleiche Verständnis haben, bevor man zum nächsten Punkt übergeht.
Beim Teilnehmerhandling gilt es, ein besonderes Augenmerk auf die Stillen zu haben. Remote ist es für TeilnehmerInnen noch einfacher, unsichtbar zu werden. Einzelne Personen müssen aktiv ins Gespräch zurückgeholt werden, wenn sie abschalten oder sich nicht selbst einbringen. Zur Aktivierung der TeilnehmerInnen können Abstimmungen, Umfragen und Dialog-Tools beitragen.
Remote-Workshops in das „neue Normal“ integrieren
Remote Workshops werden physische Arbeitstreffen nicht voll ablösen. Ihre Vorbereitung und Durchführung sind nicht minder aufwendig als die von Präsenzterminen.
Gleichzeitig erweitern digitale Tools unseren Werkzeugkasten. Zukünftig werden wir viel stärker abwägen, wann ein Vor-Ort-Termin wirklich notwendig ist. Denn mit Remote-Workshops spart man nicht nur Post-It’s, Tonnen an CO²-Emissionen und viel Zeit für Anfahrten, sondern kommt durch zügige Moderation und kürzere Abstimmungsintervalle auch schneller ins Machen. Und das ist doch mal ein starker Anreiz, diese Art der Zusammenarbeit auch für Post-Pandemie-Zeiten einzusetzen.
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