Homeoffice Hacks für Teams

Aktuell berichtet jeder über Home Office, viele Artikel drehen sich aber vor allem um Hardware und Tools. Ich glaube aber, dass es bei uns gerade stärker denn je um die “soft skills” geht und die gemeinsamen Spielregeln, die aufgestellt werden müssen, um dieses Abenteuer Home Office erfolgreich werden zu lassen. Hier habe ich euch ein paar meiner Home Office Hacks zusammengestellt:

Vertrauen

Wie ich schon im Podcast mit Daniel Fürg von 48fwrd gesagt habe: Vertraut euren Mitarbeiter*innen, denn ihr habt sie ja selbst aus einem bestimmten Grund eingestellt. Vertraut darauf, dass eure Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben annehmen und verantwortungsbewusst und erfolgreich zu Ende bringen. Auch sie möchten, dass das Unternehmen erfolgreich ist. Bindet sie somit aktiv in diese Aufgabe ein.

Kommunikation

Kommunikation ist das A und O jeder Beziehung – auch einer Geschäftsbeziehung. Im Home-Office fällt der Flurfunk weg, die Informationen aus dem Lauschen der Telefonate deiner Kollegen oder aber auch einfach mal der kurze Austausch an der Kaffeemaschine. Deshalb muss die Kommunikation klar geregelt und digitalisiert werden. Beantwortet gemeinsam folgende Fragen:

• was erwartet ihr voneinander?
• was ist das gemeinsame Ziel und was ist dafür nötig?
• wie möchte ich die Kommunikation gestalten?

Mit dem letzten Punkt ist sowohl jede*r Einzelne aber auch das Teams als Gesamtes gemeint. Es gibt verschiedene Kommunikationstypen und diese sollten entsprechend akzeptiert und bedient werden.

Typ A: Braucht regelmäßigen Austausch, Feedback sowie ggf. auch Zuspruch.

Typ B: Möchte einfach schnell und effizient seine Aufgaben erledigen, meldet sich, wenn er etwas benötigt, aber sonst auch nicht.

Es gibt natürlich noch viele verschiedene Grauzonen an Kommunikationstypen dazwischen, was ich aber deutlich machen möchte ist eines: Jeder arbeitet und kommuniziert unterschiedlich und somit gibt es nicht die eine Lösung für alle, sondern gemeinsame Kompromisse. Denn diese Diversität im Team ist gut und muss gefördert werden. Legt somit klar fest, wer welcher Kommunikationstyp ist und lasst euch darauf ein.

Regeln und feste Zeiten

Genauso wenig wie agiles Arbeiten Regellosigkeit bedeutet, bedeutet Home Office, man dürfe arbeiten wie, wann und wo man möchte. Es sind Regeln festzulegen und sich auch an diese zu halten – das gilt sowohl für die Führungskraft als auch für die Mitarbeiter*innen. Alles dazwischen, darf jede*r gestalten wie er/sie es möchte.

• fester Check-In Call am Morgen: Jede*r sollte hierbei seine Kamera einschalten, dass man sich auch gegenseitig sieht und man gezwungen ist vielleicht doch einmal den Pyjama zu verlassen ☺️ Es stärkt das Teamgefühlt.
• Kernarbeitszeiten: Legt auch im digitalen Arbeiten Kernarbeitszeiten fest, denn jeder arbeitet anders und das sollte auch erlaubt sein. Dennoch braucht man ein festes Zeitfenster währenddessen jede*r erreichbar ist und in dem Meetings etc. stattfinden können.
• Pausenzeiten: Macht in regelmäßigen Abständen Pausen, meldet euch hierbei aber bitte entsprechend in eurem Team-Tool ab, so dass ihr in aller Ruhe eure Pause genießen könnt und euer Team euch nicht verzweifelt zu erreichen versucht.
• legt ein Ende eurer Arbeitszeit fest: Home Office bedeutet nicht – gerade in der aktuellen Situation – , dass man 24 Stunden zuhause ist und somit auch 24 Stunden für das Unternehmen erreichbar. Meldet euch entweder von eurem Team-Tool ab oder habt einen gemeinsamen Check-Out Call. Danach ist auch Schluss mit Arbeit und Freizeit angesagt. Andernfalls wird das Home Office ganz schnell zur Belastung.

Wertschätzung

Ein Thema, das mir persönlich sehr am Herzen liegt ist Wertschätzung. Sie kostet nichts, bedarf nicht vieler Worte und richtet doch so viel aus. Wenn man nicht gemeinsam in einem Büro o.ä. sitzt, muss diese auch über weitere Distanzen hinweg gezeigt werden, das ist aber gar kein Problem.

• gebt regelmäßig Feedback per Privatnachricht, Email oder Anruf.
• sagt Hallo, Bitte und Danke.
• schaut genau hin, was “der normale Job” beinhalten würde und welche “Extra Meile” eure Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen gehen und honoriert diese entsprechend.

Wenn du nun das Team führst ist Wertschätzung umso wichtiger, denn eines darf nicht passieren, dass du das Team bzw. die Teammitglieder*innen verlierst. Und du wirst sehen mit einem glücklichen Team wurde noch jede Herausforderung gemeistert.

Struktur

Ihr benötigt eine feste Struktur in der Art eurer Ablage, euren Dokumenten sowie der Arbeitsabläufe und Prozesse. Andernfalls sind diese nicht digital abbildbar. Macht euch somit Gedanken über folgendes und legt es gemeinsam fest:

• welche Ordnerstruktur benötigt ihr?
• welche Dokumentenstruktur und -benennung möchtet ihr wählen?
• wie sollen die Prozesse und Arbeitsweisen ablaufen? Wer übernimmt wann was?

Tools

Ganz bewusst habe ich diesen Punkt ans Ende gesetzt, denn ihr müsst euch erst aller vorhergehenden Punkte bewusst werden, um dann entsprechend die richtigen Tools für euch und euer Team finden zu können. Ich zähle hier ein paar Tools auf, aber am Ende muss jedes Team für sich entscheiden mit wem es am besten arbeiten kann. Hier kommt wieder die Diversität zu Tragen ☺️

• Messenger: Slack, WhatsApp, Skype
• Dokumentenablage: GoogleDrive, OneDrive, Dropbox
• Videokonferenz: Skype, WebEx, Google Hangouts
• Live-Streaming: WebEx, Youtube
• Projektmanagement: Trello, Asana
• Gesamtlösungen: Microsoft Teams, G Suites

Arbeitsplatz

Richtet euch wirklich einen “Arbeitsplatz” ein, dieser heißt so, weil er euer Platz zum Arbeiten ist. Er sollte ausgestattet sein mit folgenden Dingen:

• Tisch an dem ihr genug Platz habt euch auszubreiten und einzurichten
• Bürostuhl
• Monitor sowie ggf. Laptopstation
• Drucker o.ä., wenn ihr dies Hardware für euer Arbeiten benötigt

Hier solltet ihr wirklich nur arbeiten und für alle andere Aktivitäten, wie beispielsweise Pausen, etwas essen oder privat am PC spielen, einen anderen Ort in eurem Zuhause aufsuchen.

Ich wünsche Euch viel Spaß beim Home Office und der dadurch gewonnen Freiheit und gegenseitigen Transparenz.

PS: Solltet ihr in einem sehr großen Team arbeiten, legt gemeinsam die Verantwortlichen fest, welche genau die 6 Schritte entsprechend durchsprechen und mit einem Ergebnis für das Team auf euch (zur Diskussion) zukommen sollen. Denn bei bei einem Team von mehr als fünf Personen kann die Einigung sonst sehr schnell sehr zeitaufwendig werden.

Fotoquelle: Followtheflow / Shutterstock.com